Ausgangssituation
Die TRUNK GmbH & Co. Logistik KG gehört zu den 100 Pressegroßhändlern in Deutschland. In dem Unternehmen werden 3,5 Millionen Presseexemplare wöchentlich verpackt, bereitgestellt und ausgeliefert, werktäglich werden über 2.900 Presseeinzelhändler beliefert. Über einen Nachbestell-Service werden weitere 42.000 Exemplare auf Abruf nachgeordert.
Pressegüter sind zumeist tagesaktuell, sie unterliegen einer rasanten Veralterung und werden in ihrer Quantität und Qualität von Umwelteinflüssen bedingt, die oft nicht vorhersehbar und steuerbar sind. Die geringe Planbarkeit des Arbeitsanfalls, der gewachsene Qualitätsanspruch des Verbrauchers sowie der gestiegene Produktivitätsanspruch des Marktes und eine überraschende Gesetzesveränderung in Bezug auf geringfügige Beschäftigte veranlassten Trunk, sich Anfang 1998 am MobilZeit-Projekt des Bundesministeriums für Familie, Senioren, Frauen und Jugend zu beteiligen. Ziel war die Entwicklung und Umsetzung von flexiblen MobilZeit-Formen, um Arbeitsanforderungen und Auslastungsspitzen zu bewältigen, die bisher vor allem durch den Einsatz von geringfügig Beschäftigten erfüllt wurden.

MobilZeit bei TRUNK
Die Modellentwicklung und -umsetzung erfolgte durch eine betriebsinterne Projektgruppe aus Mitarbeitern im operativen Bereich, der Bereichsleitung, Gruppenleitung wie auch der Abteilungsleitung in Zusammenarbeit mit einer Arbeitszeitberatungsgesellschaft. Die Abteilungsleiter der übrigen Fachabteilungen sowie der Betriebsrat wurden frühzeitig in die Entwicklungen eingebunden.
Das Projekt begann mit einer Analyse aller für die Arbeitszeitgestaltung relevanten Betriebsdaten. Die Berechnungen ergaben, dass die Schwankungen im Monatsvergleich zwar eher gering ausfielen, ein Vergleich auf Wochenbasis mittlere Schwankungen aufwies, ein Vergleich auf Tagesbasis jedoch zu sehr hohen Schwankungen kam. Das neue Arbeitszeitsystem musste deshalb hochgradig flexibel sein und kurzfristig auf Änderungen reagieren können.
Das Projektteam erarbeitete aus der jeweils subjektiven Sicht der gewerblichen Mitarbeiter, des Mittelmanagements und der Abteilungsleitung die Wünsche und Ansprüche an das neue Arbeitszeitsystem. Aus dem ex-post-Datenmaterial und dem Anforderungsprofil des Projektteams wurde gemeinsam ein Arbeitszeitsystem mit folgendem Regelungsrahmen entwickelt:

• Erarbeitung eines Teilzeitmodells mit einer Jahresarbeitszeit von 1251,8 Jahresstunden = 24 Wochenstunden

• mit durchschnittlich 3 Arbeitstagen pro Woche (bei Einsatzzeiten von häufig 2 - 4 Tagen, selten 1 - 5 Tagen pro Woche)

• dem Einsatzprinzip der flexiblen Absage (durch Mitarbeiter oder Unternehmen)

• vertraglich festgelegten Einsatzmöglichkeiten (von Montag bis Freitag mit Tagespräferenz)

• einem flexiblen Tagesarbeitsende

Planungsinstrumentarien des Arbeitszeitsystems
Die Personaleinsatzplanung ist ein wesentliches Instrument zur Steuerung der erforderlichen Flexibilität. Sie geschieht in mehreren zeitlichen Schritten.
Bei der Jahresgrobplanung dient der durchschnittliche jährliche Arbeitsanfall als Grundlage für den monatlichen Arbeitsanfall und damit verbunden für die Höhe der zu leistenden Produktivitätsstunden. Aus der Jahresplanung wird eine monatliche Arbeitszeitplanung erarbeitet. Diese wird zur Grundlage für einen mittelfristigen Orientierungsplan, in den der Mitarbeiter seine persönlich erwünschten Arbeits- und Freizeittage eintragen kann. Unter Abwägung der Machbarkeit dieser Wünsche erarbeitet der Abteilungsleiter den letztendlich verbindlichen Tagesplan.
Die geplante Tages-Arbeitszeit kann von der tatsächlich getätigten Arbeitszeit abweichen. Plus- oder Minusstunden laufen auf ein separates Arbeitszeitkonto, auf das der Mitarbeiter für seine spätere Arbeitsplanung zurückgreifen kann.

Umsetzungsbegleitung
Zur Einführung der Mobilzeit wurden Informationsbroschüren frühzeitig zum Einlesen und Einfühlen an die Mitarbeiter ausgeteilt. In Qualitätszirkeln und durch gezielte Coaching-Maßnahmen wurden Mitarbeiter und Abteilungsleiter auf das neue flexible Arbeitszeitsystem und seine Möglichkeiten vorbereitet. Begleitende Maßnahmen wie Feedback-Runden mit den Führungskräften, gezielte Fragestunden für die Mitarbeiter und die frühzeitige Veröffentlichung des erarbeiteten Datenmaterials in der Analysephase führten früh zu einer erhöhten Akzeptanz des neuen Arbeitszeitsystems sowie zu einem integrativen Prozess aller beteiligten Teilnehmer der Projektteams.

Ergebnis und Ausblick
Seit Februar 2000 arbeiten alle 250 Mitarbeiter der Trunk GmbH & Co. Logistik KG mit dem neu entwickelten MobilZeit-Modell. Mit der Einführung des flexiblen Arbeitszeitsystems wurde eine Vielzahl von Anforderungen erfüllt:

• Ausgleich kurzfristiger Einsatzschwankungen

• Abfangen von Auslastungs-Spitzen

• Personaleinsatz möglich auch über die Regelarbeitszeit hinaus

• Planbarer 24 Std. - Service

• Mitbestimmung der Arbeitszeit für den Mitarbeiter

• Einsatz von Teilzeitkräften auch im Schichtsystem

Schon zu Beginn der Projektarbeit hatten die Mitarbeiter nach einem Zeitprämiensystem gefragt, das unter Berücksichtigung von Produktivitätskriterien und der geplanten Arbeitszeit zu einer Zeitprämie für den Mitarbeiter führen sollte. Zusatzurlaub aus Zeitprämien sollte möglich gemacht werden - ein Ziel, an dem Trunk zur Zeit arbeitet.

Literaturquelle: Flexibel ist nicht genug. Vom Arbeitszeitmodell zum effizienten Arbeits(zeit)management. Angela Fauth-Herkner (Hrsg.), Datakontext, München2001.